De Eerste Kamer is samen met de Tweede Kamer onderdeel van de Staten Generaal. De 75 senatoren zijn mensen met veelal zware functies en volop maatschappelijke bagage, die eenmaal per week op de dinsdag vergaderen. Daarin worden ze ondersteund door 55 personeelsleden. “We produceerden tot voor kort elke vrijdag enorme pakketten papier. Die werden nog dezelfde avond bij alle 75 senatoren bezorgd, zodat zij zich in het weekend konden voorbereiden op de vergadering van dinsdag”, vertelt Hoofd Bedrijfsvoering en Beveiligingsambtenaar René Prins. “Een cafetariamodel was onhaalbaar, dus iedereen kreeg ongeacht de individuele behoefte dezelfde stapel papier.” Daar moest wat op gevonden worden. In samenspraak met de ICT-uitvoeringsorganisatie voor de Rijksoverheid, ICTU, is uiteindelijk speciaal voor de Eerste Kamer een iPad-applicatie ontwikkeld. “Men had daar al enige ervaring met het maken van apps en het digitaal ontsluiten van Kamerstukken”, vertelt Otto Redegeld, ICT-adviseur bij de Eerste Kamer. “ICTU heeft na goedkeuring van onze businesscase de projectleiding overgenomen en de bouw geregeld.”
Innovatief dankzij geïntegreerde communicatieoplossing
Inmiddels worden alle met 3G-datakaart uitgeruste iPads van de senatoren op vrijdagmiddag gevoed met nieuwe documenten, die via de app kunnen worden geopend. Eventuele extra berichten worden door middel van een signaal aangekondigd. Prins: “De Kamerleden kunnen nu tijdens de vergaderingen digitaal stukken uitwisselen en communiceren. Dit gaat veel sneller en makkelijker dan met bodes en briefjes. Er komt ook meer naar buiten want ze kunnen twitteren, op Facebook en meer van dat soort dingen.” Een krachtig wifi-netwerk en een goede 3G-dekking, zowel binnen als buiten het gebouw, zijn fundamenteel. De Eerste Kamer neemt daartoe diverse telefonie-, data- en beheerdiensten af bij Vodafone. Binnen het Managed Mobility-portfolio heeft men gekozen voor volledig ondersteund gebruikersbeheer van mobiele apparaten en het Mobile Device Management Portal (MobiDM) voor het beheer op afstand van de iPads. “Die beheersbaarheid is heerlijk”, zegt Prins. “Ik kan telefoons en iPads van Kamerleden bij verlies of diefstal direct laten blokkeren. Veiligheidsproblemen en imagoschade, bijvoorbeeld door het lekken van vertrouwelijke berichten, behoren daarmee tot het verleden. Dat is voor ons een belangrijke voorwaarde.” Nieuwe versies van de Eerste Kamer-app kunnen via de Enterprise App Store in MobiDM worden aangeboden. Redegeld: “Ik hoef de Kamerleden alleen nog maar te bellen of te e-mailen dat de final release klaar staat om te worden geïnstalleerd. Daar hoeven ze niet voor langs te komen, alles gaat via de cloud.”
Ontzorgend en op maat
Volgend jaar gaat men de gehele telefooncentrale aan Vodafone uitbesteden. Dit gebeurt in nauw overleg met Accountmanager Marlon Dorsiel. “Binnen dit concept is het mogelijk om alle functionaliteit van vaste telefonie beschikbaar te maken voor mobiel”, legt de Vodafone-man uit. “Daarbij kun je een bedrijfscentrale vanuit de cloud gebruiken of kiezen voor puur mobiel met een aantal functionaliteiten die op een traditionele PBX-telefooncentrale zitten.” René Prins: “De overstap naar mobiel ligt erg voor de hand, zeker met het oog op de lage tarieven binnen het totaalpakket dat de overheid bij Vodafone afneemt.” De Eerste Kamer kan op jaarbasis alleen al aan onderhoudskosten 20.000 euro besparen. Bij de uitrol van de iPads had men de geïnvesteerde 140.000 euro voor hardware en ontwikkeling er al na een jaar uit. De extra besparingen op afval, papier en personeelskosten worden geschat op nog eens 50.000 tot 60.000 euro per jaar. Redegeld: “De businesscase was alleen gebaseerd op wat hier op vrijdag aan papier de deur uitging. We hebben niet gekeken wat er tussendoor nog werd verstuurd. Inmiddels gaat alles digitaal, zelfs de kerstkaarten.” De dienstverlening van Vodafone wordt door Prins als zeer plezierig ervaren. “Naast het voordeel van lage tarieven wordt er uitstekend maatwerk geleverd en krijgen we goede en eerlijke adviezen. Bij problemen kan ik even met Marlon Dorsiel bellen om het vervolgens samen op te lossen. Eén accountmanager als aanspreekpunt werkt wat ons betreft ideaal.”
Wilt u weten wat Vodafone voor u kan betekenen? Vul het contactformulier in en onze accountmanager neemt contact met u op.