Een toename van mobiliteit en een grotere focus op de gebruiker. Dat zijn de belangrijkste veranderingen bij flexibele werkplekken. Een vast bureau met foto's van de familie en mappen vol papierwerk behoren voor veel flexwerkers al tot het verleden. Meer werknemers willen graag hun mobiliteit vergroten, maar daar hebben ze wel de juiste ICT-faciliteiten bij nodig, zoals geïntegreerde communicatie-oplossingen. Managing Consultant Bas van Leur van Capgemini legt uit hoe flexibilisering past bij een effectieve(re) manier van werken.
Meer mobiliteit
Een vast bureau met desktopcomputer, mappen vol dossiers en een eigen koffiemok. Dit beeld van de traditionele werkplek is steeds meer aan het verdwijnen. Want slimmer werken doe je overal, niet op één vaste plek. Maar hoe ziet de nieuwe werkomgeving er dan uit?
Focus op gebruiker
Managing consultant Bas van Leur van Capgemini schreef in 2008 de brochure Een smartphone onder een palmboom, waarin hij zijn visie gaf op de werkomgeving van 2014. De belangrijkste veranderingen op het gebied van de werkplekomgeving zijn volgens Van Leur een grotere focus op de gebruiker, een toename van mobiliteit (met de bijbehorende vraagstukken rondom veiligheid), minder afhankelijkheid van (vaste) apparaten en een toenemend aandeel online services. Nu, bijna drie jaar na het verschijnen van zijn rapport, kan Van Leur stellen dat zijn voorspellingen behoorlijk goed uit lijken te komen. “Je ziet dat organisaties hun werkomgeving steeds meer inrichten naar de behoeftes van het individu. Wat hebben mensen nodig om hun werk goed te kunnen doen?”
Digitalisering kantoorzaken
Volgens Van Leur is het een grote misvatting dat slimmer werken gelijk staat aan thuiswerken. “Flexibele werkplekken creëer je thuis, onderweg, maar ook binnen het bestaande kantoor. Door ruimtes te maken waar mensen hun laptop opklappen en meteen aan de slag kunnen. In feite heb je dan geen vaste bureaus meer nodig.” Dankzij smartphones en laptops met mobiel internet zijn werknemers immers overal en altijd in staat om met elkaar in contact te komen en hun werkzaamheden te verrichten. Van Leur geeft toe dat dit principe van 'vrije' werkplekken niet zonder slag of stoot binnen iedere organisatie wordt omarmd. “Vooral bij leidinggevenden merk je een bepaalde terughoudendheid als het gaat om het opgeven van persoonlijke bureaus of kantoorruimtes. Behalve het feit dat ze het gevoel hebben minder privacy te genieten, geldt een eigen kantoor met een eigen secretaresse ook als een statussymbool.” Om mobiliteit, het op afstand werken en het hebben van een flexibele werkplek te bevorderen, pleit Erik-Jan Monshouwer, competence director ICT bij Yacht, voor verregaande digitalisering in bedrijven. Hierbij zal in ICT geïnvesteerd moeten worden. “Poststukken worden bijvoorbeeld nog steeds als objecten gezien waarvoor aanwezigheid op kantoor noodzakelijk is. Maar dat geldt voor nog veel meer. De techniek laat al toe om allerlei typische kantoorzaken te digitaliseren, maar toch schromen organisaties daar nog voor.” Behalve post gaat het dan bijvoorbeeld ook om geïntegreerde communicatie-oplossingen, virtueel vergaderen in plaats van face-to-face, het archiveren van documenten en doen van (financiële) transacties.
Flexibilisering in fasen
Ook Bas van de Haterd, auteur van Werken Nieuwe Stijl, denkt dat een herinrichting van de werkomgeving onvermijdelijk is. Maar het hoeft niet in één keer compleet anders. “Sommige bedrijven kiezen voor volledige flexibilisering, maar je kunt ook kiezen voor een tussenweg. Bijvoorbeeld met grotendeels overstappen van vaste bureaus naar flexplekken, met behoud van verschillende vleugels met bepaalde afdelingen. Of vaste bureaus voor mensen die nog wel veel op kantoor aanwezig zijn.” Volgens Van de Haterd is er geen one size fits all-principe bij het overstappen op flexwerkplekken. “Organisaties die al grotendeels flexibel werken, stappen makkelijker over dan bedrijven die nog sterk afdelingsgericht zijn en een 9-tot-5-mentaliteit hebben.” Toch ziet Van de Haterd meer voordelen in een algehele dan een gefaseerde flexibilisering. “Meerdere interne verhuizingen zijn kostbaar. Een volledige flexibilisering daarentegen, zoals bij een bedrijf als Microsoft, kan wel een half miljoen euro per jaar besparen.”
Wilt u weten wat Vodafone voor u kan betekenen? Vul het contactformulier in en onze accountmanager neemt contact met u op.