Vergaderen via videoconferencing heeft vooral zin voor bedrijven die locaties op meerdere plekken hebben, nationaal of internationaal. Om kosten te besparen, en veel reistijd. Naast die besparingen is bovendien het inplannen van een vergadering met een groot aantal deelnemers veel gemakkelijker. Tim de Groot van Cisco legt uit.
Slim besparen
Tim de Groot van Cisco vertelt wanneer videoconferencing zinvol is. “Videoconferencing is vooral goed toe te passen bij grote bedrijven die locaties op meerdere plaatsen hebben. Dat kan nationaal, maar natuurlijk ook internationaal zijn.” Door het heen en weer reizen af te schaffen en over te stappen naar deze manier van vergaderen, kan een organisatie veel besparen: reiskosten en -tijd. Dat minder reizen ook de CO2-uitstoot vermindert, is een prettige bijkomstigheid.Wat is er nodig? Vergaderen via videoconferencing vereist een server. Het beeld en geluid zijn geïntegreerd. Organisaties die regelmatig videoconferencing gebruiken, hebben vaak ook grote beeldschermen tot hun beschikking. Deze nieuwe manier van vergaderen zorgt voor een bijna lijfelijke aanwezigheid, waardoor zakelijke gesprekken op vrijwel dezelfde manier worden ervaren als bij een face-to-face-vergadering.
Voor- en nadelen van videoconferencing
De voordelen zijn al genoemd: het besparen van kosten en tijd. Videoconferencing is niet meer weg te denken uit de moderne bedrijfsvoering, zeker internationaal gezien. Doordat de reistijd vervalt, is een videoconference ook veel gemakkelijker te plannen, zelfs met veel deelnemers. Tim de Groot van Cisco stelt dat er maar één mogelijk nadeel kleeft aan deze manier van vergaderen. “Je hebt echt een stabiele internetverbinding nodig, liefst glasvezel. Als de verbinding wegvalt, is er niets meer.” Er zijn bedrijven die de mogelijkheid bieden een complete opstelling voor videoconferencing te leasen. “Aan het einde van de leaseperiode is de opstelling dan eigendom van de organisatie.” Bij normaal gebruik van de apparatuur gaat deze gemiddeld tussen de tien en vijftien jaar mee. “De software heeft ongeveer eens in de vijf jaar een update nodig, maar dan hoeft dus niet alles vervangen te worden,” aldus De Groot.
Geschikt of ongeschikt?
Het hangt vooral van de grootte en de locaties van een organisatie af of videoconferencing geschikt is. Wel of niet reizen blijft een keuze die afhankelijk is van vele factoren. Een meerdaags congres bijvoorbeeld, vereist toch aanwezigheid van de deelnemers. Kleine organisaties met weinig locaties schieten kostentechnisch niet zoveel op met videoconferencing, maar grote organisaties met veel internationale locaties besparen zoveel dat ze de investering al in korte tijd terug verdienen.
Wilt u weten wat Vodafone voor u kan betekenen? Vul het contactformulier in en onze accountmanager neemt contact met u op.